Nebenkostenabrechnung: Fristen, umlagefähige Kosten und der Maßstab

Drei Fragen entscheiden über fast jede Nebenkostenabrechnung: Wann muss sie zugehen, was darf hinein, und wie wird verteilt. Das Gesetz beantwortet alle drei mit Fristen auf den Monat und einem Katalog, der bis zur Nummer geht.

Bild KI-generiert.

Der Gesetzgeber nennt die Sache Betriebskostenabrechnung, gesucht wird sie als Nebenkostenabrechnung — gemeint ist dasselbe. Die Vorschriften stehen in § 556 BGB, § 556a BGB, § 560 BGB, der Betriebskostenverordnung und, für Wärme, in § 7 HeizkostenV.

Stand der Fundstellen: Jede hier zitierte Vorschrift wurde am 31.08.2026 beim amtlichen Gesetzesportal des Bundes in der an diesem Tag geltenden Fassung abgerufen.

Ein Änderungsdatum je einzelner Vorschrift steht hier bewusst nicht: die Quelle führt pro Gesetz nur ein Datum, und das ist das Ausfertigungsdatum — beim Bürgerlichen Gesetzbuch der 18. August 1896. Wer den Änderungsstand einer bestimmten Vorschrift braucht, findet ihn in der Stand-Angabe des jeweiligen Gesetzes an der Quelle.

Die Abrechnung liegt auf dem Tisch — wie viel Zeit bleibt?

Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Die Abrechnung liegt seit November auf dem Tisch, der Abrechnungszeitraum endete mit dem Kalenderjahr — und die Frage ist, wie viel Luft noch bleibt. § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB gibt die Antwort: „Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen." Anknüpfungspunkt ist das Ende des Abrechnungszeitraums, nicht der Eingang der letzten Rechnung und nicht das Ende des Mietverhältnisses. Ein Auszug im Mai verschiebt den Zeitraum nicht.

Reißt die Frist, ist die Rechtsfolge hart: § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB schließt die Nachforderung aus, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben bleibt davon unberührt und ist auszuzahlen.

Der Mieter widerspricht — wie lange darf er das?

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung, mit Einsicht in die Belege.

§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB: „Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen." Satz 6 spiegelt die Ausschlusswirkung, diesmal zugunsten des Mieters. Zwei Fristen, beide zwölf Monate, unterschiedliche Anknüpfung: die eine ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, die andere ab dem Zugang der Abrechnung. Wer sie verwechselt, rechnet ein Jahr falsch.

Zur Prüfung gehört das Recht, in die Unterlagen zu sehen: § 556 Abs. 4 Satz 1 BGB gibt dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege. Satz 2 erlaubt dem Vermieter, sie elektronisch bereitzustellen — das ist seine Möglichkeit, nicht ein Anspruch des Mieters auf eine bestimmte Form.

Was gehört überhaupt in die Abrechnung?

Nur Betriebskosten — und was ausdrücklich ausgeschlossen ist, bleibt draußen.

§ 1 Abs. 1 BetrKV definiert sie als Kosten, die dem Eigentümer „durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes […] laufend entstehen". Das Wort „laufend" trägt die halbe Abgrenzung: Einmalige Aufwendungen fallen heraus. Die Aufzählung selbst steht in § 2 BetrKV, in siebzehn Nummern — von Grundsteuer über Wasser, Heizung, Aufzug und Müll bis zur Wäschepflege. Nummer 17 hält den Katalog offen, aber nicht grenzenlos. Sie lautet vollständig: „sonstige Betriebskosten, hierzu gehören Betriebskosten im Sinne des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind." Die Rückbindung an § 1 steht damit in der Auffangnummer selbst.

Zwei Posten sind wörtlich ausgeschlossen: § 1 Abs. 2 BetrKV nennt Verwaltungskosten (Nr. 1) und Instandhaltung, Instandsetzung (Nr. 2). Eine Reparaturrechnung wandert nicht dadurch in die Umlage, dass sie im Abrechnungsjahr angefallen ist. Voraussetzung für alles ist ohnehin die Vereinbarung: § 556 Abs. 1 Satz 1 BGB formuliert sie als Option — ohne Vereinbarung trägt niemand außer dem Vermieter die Betriebskosten.

Nach welchem Maßstab wird verteilt?

Ohne abweichende Vereinbarung nach Wohnfläche, bei erfasstem Verbrauch verbrauchsabhängig.

§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB stellt die Wohnflächen-Regel als Auffangmaßstab auf; Satz 2 verlangt bei erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung einen Maßstab, der diesem Unterschied Rechnung trägt. Eine Umstellung ist auch gegen eine bestehende Vereinbarung möglich — § 556a Abs. 2 BGB verlangt dafür Textform, und die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig.

Für die Heizkosten gilt eine eigene Vorschrift: § 7 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV verlangt, mindestens 50, höchstens 70 Prozent „nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen". Erfüllt das Gebäude drei Merkmale zugleich — kein zeitgemäßer Wärmeschutz, Öl- oder Gasheizung, überwiegend gedämmte Leitungen —, macht Satz 2 aus der Obergrenze eine Pflicht: dann sind 70 Prozent verbrauchsabhängig zu verteilen.

Und wenn die Vorauszahlung nicht mehr passt?

Nach einer Abrechnung, von beiden Seiten, in Textform.

§ 560 Abs. 4 BGB: „Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen." Die Reihenfolge ist damit vorgegeben — erst abrechnen, dann anpassen. Für die Betriebskostenpauschale gilt ein anderer Weg: § 560 Abs. 1 BGB erlaubt die anteilige Umlage von Erhöhungen nur, soweit das im Mietvertrag vereinbart ist. Sinken die Kosten, ist die Pauschale nach Absatz 3 ohne Erklärung herabzusetzen. Und was vertraglich zum Nachteil des Mieters abweicht, ist unwirksam: § 556 Abs. 5 BGB und § 556a Abs. 4 BGB stellen das für ihre jeweiligen Absätze klar.

Eine solche Anpassung bringt die Miete nicht näher an die Kappungsgrenze. § 558 BGB nimmt Erhöhungen nach § 560 an drei Stellen ausdrücklich aus — bei der Wartefrist in Absatz 1 Satz 3, bei der ortsüblichen Vergleichsmiete in Absatz 2 Satz 1 und bei der Kappungsgrenze in Absatz 3 Satz 1. Betriebskosten und Miethöhe laufen getrennt. Wie die andere Seite funktioniert — Fristen, Form, Kappungsgrenze — steht in der Mieterhöhung.

Wo Sie das nachlesen können

Jede Aussage oben lässt sich anhand dieser Tabelle im Gesetzestext gegenprüfen.

Alle Vorschriften am 31.08.2026 beim amtlichen Gesetzesportal des Bundes in der an diesem Tag geltenden Fassung abgerufen, § 558 BGB am 09.09.2026.

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